Informationen zur Datenverarbeitung

V2 (022024)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt ZETA GmbH den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch ZETA GmbH informiert.

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von ZETA GmbH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von ZETA GmbH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.

Datenverarbeitung durch die New Work SE

onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.

Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit ZETA GmbH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.

Bewerbungen mit onlyfy application manager

Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).

Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von ZETA GmbH in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für ZETA GmbH eingeschränkt einsehbar.

Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager

Kalenderfunktion

Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.

WhatsApp Bewerbung

Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.

Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.

Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes

Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.

Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber gemäß Art. 13, 14 DSGVO – Erfüllung der Informationspflichten

Mit dieser Datenschutzerklärung kommen die ZETA GmbH und New Work SE ihrer Verpflichtung nach, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten während des Bewerbungsvorganges zu unterrichten.

1        Verantwortlichkeit, Berechtigungskonzept

1.1       Gemeinsame Verantwortliche

Gemeinsame Verantwortliche gem. Art. 4 Z. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die

ZETA GmbH

Zetaplatz 1

8501 Lieboch

Tel: +43 (0) 3136 9010-1000

E-Mail: office@zeta.com

 

New Work SE

Am Strandkai 1

20457 Hamburg

Tel: +49 40 419 131-0

E-Mail: info@new-work.se

 

nachfolgend einheitlich als „wir“ bzw. „uns“ bezeichnet.

 

Beide Unternehmen haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diese sind erreichbar unter datenschutz@zeta.com bzw. datenschutzbeauftrager@new-work.se.

 

Zwischen den Verantwortlichen wurde eine Vereinbarung über die gemeinsame datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO geschlossen. Diese finden Sie unter folgendem Link: https://www.xing.com/terms/onlyfy-bewerbungsmanager (Punkt C)

2        Betroffene, Datenkategorien, Datenübermittlung

2.1       Betroffene Personen

Betroffene der Datenverarbeitung sind Personen, die sich über unser Bewerbungsportal auf eine von der ZETA GmbH oder einer ihrer Schwestergesellschaften ausgeschriebene Stelle bewerben.

2.2       Verarbeitete Datenkategorien

Wir verarbeiten alle Daten, die wir im Zuge des Bewerbungsprozesses über die Bewerberplattform abfragen. Diese sind:

• Anrede
• Namensdaten (Vor- und Zuname)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer)

Zusätzlich verarbeiten wir alle Daten, die Sie uns durch Ihre Bewerbungsunterlagen und die Beantwortung der freiwilligen Fragen in unserem Bewerbungsformular zukommen lassen. Dazu können unter anderem zählen:

• Anschrift
• Zeugnisdaten
• Bewerbungsfoto
• Lebenslauf- sowie Ausbildungsdaten
• Daten zu vorangegangenen Beschäftigungen inkl. Tätigkeit, Unternehmen und Dienstzeugnisse
• Berufliche Anforderungen wie Berufsprofil, Jobbeschreibung, gewünschtes Beschäftigungsausmaß, Kündigungsfrist und Gehaltsvorstellung
• Sonstige Fähigkeiten und Qualifikationen wie Zusatzausbildungen, Zertifikate, Sprachen oder Hobbys

Zusätzlich speichern wir die schriftliche, elektronische Kommunikation, die zwischen Ihnen und uns stattfindet.

3        Speicherung für zukünftige Stellenangebote

Im Rahmen Ihrer Bewerbung können Sie uns Ihre Einwilligung erteilen, Ihre Daten für ein Jahr zum Zweck der Berücksichtigung bei zukünftigen Stellenangeboten zu speichern. Zwei Wochen vor Ablauf dieses Jahres werden Sie darüber informiert, dass Ihre Daten demnächst gelöscht werden. Sie haben dann die Möglichkeit, erneut in eine Speicherung für ein weiteres Jahr einzuwilligen. Erfolgt keine Einwilligung, werden Ihre Daten automatisch gelöscht.

3.1       Datenverarbeitung durch Onlyfy

Folgende Nutzungsdaten werden von Onlyfy automatisiert erhoben:

• Qualifikationsdaten
• freiwillige Angaben
• Kommunikationsdaten
• Sonstige Daten wie Social Media Profile
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO
• Nutzungsdaten, Tracking-Daten, z.B. durch Cookies und ähnliche Technologien
• Daten im Rahmen von Support-Leistungen

 

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

Die Datenschutzerklärung der New Work SE finden Sie unter: https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung.

 

3.2       Cookies von Onlyfy

Onlyfy setzt Cookies ein. Diese dienen dazu, die Onlinebewerbung nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Die Cookies sind technisch notwendig, um Ihnen diese Bewerbungsplattform zur Verfügung zu stellen. Ohne den Einsatz der Cookies ist der Betrieb der Plattform nicht möglich.

4        Zweck der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlage

4.1       Zweck

Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl und zur Besetzung offener Stellen verarbeitet.

4.2       Rechtsgrundlage

Die Übermittlung Ihrer Daten an uns im Zuge Ihrer Bewerbung erfolgt auf Basis eines vorvertraglichen Verhältnisses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung)

Die Verarbeitung Ihrer Daten für die Evidenzhaltung der Bewerbung geschieht nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Um Ihre Einwilligung einzuholen, kommen wir gegebenenfalls gesondert auf Sie zu.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unseres berechtigten Interesses oder dem eines Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. wegen eines Rechtsstreites auf Grund einer allfälligen Diskriminierung) erforderlich sind.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse)

5        Verarbeitung postalisch oder persönlich übermittelter Bewerbungen

Bewerbungen, die uns postalisch oder persönlich übermittelt werden, werden von uns in Onlyfy übertragen und dort verarbeitet. Die Originalunterlagen werden nach der digitalen Erfassung vernichtet bzw. retourniert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

6        Datenlöschung

Für den Fall, dass Sie für eine konkrete Stellenbesetzung nicht herangezogen werden, speichern wir Ihre Daten auf Grundlage des nationalen Rechts unseres Firmensitzes grundsätzlich für maximal 7 Monate ab Erhalt Ihrer Bewerbungsunterlagen. Danach werden Ihre personenbezogenen Daten manuell gelöscht.

Wenn Sie einwilligen, dass Ihre Bewerbung für zukünftige Stellenausschreibungen in bei uns in Evidenz gehalten wird, speichern wir Ihre Daten grundsätzlich 1 Jahr ab Erhalt der Bewerbungsunterlagen (siehe Punkt 3).

7        Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Beschwerderecht bei Ihrer nationalen Datenschutzbehörde

 

Datenschutzbehörde der unternehmerischen Hauptsitze:

Österreichische Datenschutzbehörde:

 

• Barichgasse 40 – 42, 1030 Wien, Österreich
• Telefon: +43 1 52 152-0
• E-Mail: dsb@dsb.gv.at

 

Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien und Hansestadt Hamburg

• Ludwig-Erhard-Straße 22, 7. OG. 20459 Hamburg
• Telefon: +49 40 428544040
• E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

 

Sollten Sie der Auffassung sein, dass bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen Ihr nationales Datenschutzrecht oder gegen das europäische Datenschutzrecht verstoßen wird und dadurch Ihre Rechte verletzt werden, ersuchen wir Sie, mit uns in Kontakt zu treten, um allfällige Fragen aufklären zu können.

Richten Sie Ihre Anfragen sowie die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte per E-Mail an datenschutz@zeta.com bzw. datenschutzbeauftrager@new-work.se.

8        Einwilligung und Widerruf

Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben, insbesondere im Zuge der Einwilligung in die Evidenzhaltung Ihrer Bewerbungsunterlagen, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt ab dem Widerrufszeitpunkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt unberührt. Richten Sie Ihren Widerruf bitte an:

• E-Mail: datenschutz@zeta.com datenschutzbeauftrager@new-work.se

9        Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, von Zeit zu Zeit Anpassungen an unserer Datenschutzerklärung vorzunehmen. Alle Änderungen der Datenschutzerklärung werden von uns auf dieser Seite veröffentlicht. Bitte beachten Sie diesbezüglich die jeweils aktuelle Version unserer Datenschutzerklärung.

 

6/2025